導入・運用コストを抑えられる

各業務に絞った機能だけを備えていれば良いため、規模も抑えられ導入までの費用や期間が短くて済みます。
また、システム規模が小さければその分運用にかかるコストも低くなります。

業務フローを変えずに導入できる

業務範囲が限定されるため、現在の業務フローに合わせたシステム構築がしやすくなります。新たなシステムを導入する際に、業務フローを大きく変更することなく導入ができるでしょう。

必要な情報にすぐアクセスできない

情報が分散して管理されていると、それぞれの情報を管理している部署に問合せする必要が出るなど、情報を取得するのに時間がかかります。業務を進めるための工程が増えることで、その分作業効率も下がってしまうでしょう。
また、システム面においても同様のことがいえます。販売や製造、原価に関わる情報はそれぞれが繋がっていますが、別々のシステムで管理されている場合、各システムであるタイミングでデータを抽出して、それを取り込む必要が出るためリアルタイムな更新ができません。
その分、得られるデータの即時性が失われてしまいます。

情報の整合性が取りづらくなる

複数部署で類似した情報を管理していることがありますが、処理方法の違いや管理方法の違いで本来は同じ情報にも関わらず異なる数値になるといったことも起こります。
これが積み重なっていくと、何が正しい情報なのかがわからなくなり、業務効率の低下を招く要因となります。

システム管理が煩雑になる

複数部署で、複数のシステムが運用されている場合、社内のシステム管理者は複数のシステムを管理する必要が出てきます。
運用方法や管理方法も異なる複数システムに対応するため管理コストが高くなり、システム担当者の属人化にも繋がってしまいます。

低コストで運用できる

エクセルはほとんどの企業のPCに導入されています。新規にエクセルのライセンスを購入する場合でも、新たにシステム開発やソフトウェア、サービスを導入するのと比較すると圧倒的に低コストです。
また、関数やガントチャート、マクロといった有用な機能も搭載されています。
最小限のコストで生産管理や原価管理を始められるため、PCを使った管理を検討する際にはエクセルが候補に上がるでしょう。

誰でも使える

エクセルは多くの企業や学校でも使われるため馴染みの深いソフトウェアです。そのため、基本的な操作についての社員教育が必要になったとしても最小限で済み、新入社員でも早い段階で使いこなすことができるようになります。
既存の社員にとっても、新たなシステムを導入して使い方を覚えるより心理的な負担は軽いものとなるでしょう。

機能追加などのカスタマイズが比較的容易

エクセルにはVBA（Visual Basic for Applications）によるマクロ機能が搭載されています。この機能を使うと簡易的なプログラムで複雑な処理を実行することができるようになります。
マクロ機能を活用することで、データの集計や、集計されたデータの分類分け・グラフ化が容易になります。
VBAによるプログラミングが必要になりますが簡易的なものですので、専門的な知識がなくてもシステム構築ができるようになります。必要に応じてフレキシブルに機能の追加・修正ができるため、自社の業務に合わせたカスタマイズができるという優位点があります。

データ連携が可能

エクセルには他システムから出力されたデータを取り込む機能や、作成したデータを出力する機能があります。
構築したエクセルシステムで作成したデータを、販売管理システムや会計システム等に取り込むだめの形式にして出力することで、他システムとの連携も可能です。

登録できるデータに上限がある

エクセルには登録できるデータ数に上限があります。
エクセル2021やMicrosoft365の場合、上限は「1,048,576 行、16,384 列」となります。一見多いように見えますが日々様々な製品を製造し、そのデータが蓄積されていくことを考えるとそれほど余裕があるとはいえません。
エクセルでシステムを構築する場合は、この上限が足枷になってしまうことがあるでしょう。

処理速度が低下する

エクセルは扱うデータ量が増えると起動に時間がかかり、処理速度が低下します。さらに関数やマクロを多用することも速度低下の要因となるため、日常業務で使用するには業務効率も悪くなってしまう可能性があります。

履歴の把握が困難になる

エクセルは表計算ソフトで、データ入力や編集履歴をログなどで一元的に管理する機能は付いていません。そのため、いつ、誰がファイルを更新したのか、更新した内容は何か、といった内容を把握することが難しくなります。
どこかで入力ミスなどが発生してしまった場合、その内容の洗い出しや修正のために多くの時間を割くことになりかねません。
また、エクセルファイルは複製することができるため、複製したファイルを更新して元のファイルを更新していなかった結果、どれが最新のものなのかがわからなくなるというリスクが生まれます。

セキュリティ面での不安がある

複数人でエクセルファイルを使用する場合、共有サーバーやクラウド上に置いて使われることになります。ファイルは複製可能ですので、構築したシステムをデータごと持ち出されてしまうリスクもあります。
蓄積されたデータの流出による影響は、場合によっては自社だけの問題に留まらず取引先等の他社にも及びます。そうなってしまった際には、取引先からの信頼までもを失うことになり、その損失は多大なものになってしまいます。

属人化しやすい

VBAマクロや関数を使って作るエクセルシステムの構築は、比較的容易ですが、それでもある程度の知識が必要になります。
詳細な設計書や、修正履歴が残されることはあまりなく、入力されたデータの処理方法や全容を把握している人は開発者以外にいない状態が発生します。
機能追加などのメンテナンスも開発者が担当することになるため、属人化が進みます。
属人化してしまうと、開発者の退職や、休み等で不在の際には不具合対応ができなくなる恐れがあり、最悪の場合業務ができなくなってしまうでしょう。

意図しないファイルの変更や、削除される可能性がある

エクセルは表計算ソフトなのでセルの移動や追加・削除、複製ができてしまいます。
何か一つ変更されるだけで全体が動かなくなってしまったり、不正確なデータが生じる可能性があります。
また、ファイル自体を誤って削除してしまうといった事故も起こります。
バックアップを取っていたとしても、それまでに入力していたデータを再度入力しなければならないため、復旧にも時間がかかります。

バージョンによる互換性の問題

新しいバージョンのエクセルがリリースされ、バージョンアップした際に、旧バージョンで作られたプログラムが動かなくなることがあります。
生産管理や原価管理のように、複雑なシステムになるほどその危険性が高まります。