食品業界でWEB受発注をするメリット・デメリットとは

公開日:2025.01.22
更新日:2025.01.27

WEB受発注システムは業務効率化に効果的

食品業界において、WEB受発注システムの導入は業務の効率化やコスト削減に大きく寄与します。このシステムを活用することで、注文処理や在庫管理といった業務が自動化され、従業員の負担を軽減できる点が大きなメリットです。また、リアルタイムでの情報共有や迅速な業務対応が可能になることで、取引のスピードや正確性が向上し、顧客満足度の向上にもつながります。一方で、WEB受発注システムの導入には初期費用が必要であり、特に中小企業にとっては大きな負担となる場合があります。また、取引先のシステム対応状況によっては連携が難しく、運用面で課題が生じる可能性もあります。そのため、メリットと課題のバランスを十分に考慮しながら導入を検討することが重要です。

食品業界でWEB受発注システム導入が注目される理由

多くの食品業界の企業がWEB受発注システムを検討・導入する背景には、業務の効率化や競争力の向上が求められていることがあります。特に、従来の電話やFAXでの受発注に比べ、デジタル化により業務のスピードと正確性が向上します。また、EC市場の拡大により、オンラインでの取引が増加している中、迅速な対応が求められています。このような市場の変化に対応するために、多くの企業がシステム導入を進めているのです。


EC市場の拡大が進む背景

近年、食品業界のEC市場は着実に拡大しています。経済産業省が発表した「令和5年度 電子商取引に関する市場調査」によれば、2023年(令和5年)の日本国内のBtoB EC(企業間電子商取引)市場規模は、465.2兆円でした。2022年は420.2兆円、2021年が372.7兆円と、増加を続けています。同様に企業のEC化率も年々増加しており、2023年は40.0%(前年比2.5ポイント増)にまで成長しました。
その背景としてはコロナ禍や働き方改革、DX化推進の影響が挙げられるでしょう。EC市場の拡大に伴い、企業間の競争は激しくなっているため、業務効率化のために多くの企業でアナログな受発注業務をデジタル化していることがわかります。

BtoB-EC 市場規模の推移

参考:経済産業省「令和5年度電子商取引に関する市場調査報告書」

業務負荷軽減が求められる現場

食品業界における受発注業務は従業員の負荷が高いといわれています。電話やFAXでの受発注を行っている場合は、内容チェックや連絡のための作業が必要になります。また、得意先が飲食店などの場合は深夜や早朝に受注が入るため、その対応のための深夜勤務や早朝勤務が必要になることもあります。
電話やFAXでの受発注はミスが発生しやすく、業務も属人化しやすいことからシステム化することで効率化と属人化の解消が可能になるでしょう。

法令や規制への対応に迫られる企業

インボイス制度が開始され、登録申請や適格請求書の発行が必要となりました。また、食品の安全性やトレーサビリティについては、詳細な管理が求められます。従来のアナログな手法では、迅速な対応が難しいため、受発注システムによるデジタル管理が効果的です。これにより、最新の法令や規制に対応しやすくなるだけでなく、企業の信頼性向上にも寄与することが期待できるでしょう。

WEB受発注システムを導入することで得られるメリット

WEB受発注システムを導入することで、業務の効率化や管理の簡略化といった多くのメリットを享受することができます。従来のアナログな手法では、受発注業務に多くの時間を費やし、確認漏れや手入力によるミスが発生するリスクが高まりました。しかし、WEB受発注システムを使用することで、業務のデジタル化が進み、プロセスの自動化が可能になります。これにより、必要な情報を迅速かつ正確に取得でき、全体的な業務スピードが大幅に向上します。また、作業負担が軽減されるため、従業員は単純作業を減らし、より専門的な業務や価値を生む活動に集中できる環境が整います。このように、WEB受発注システムの導入は企業にとって大きな可能性を広げる重要なツールとなります。

業務効率化と負担軽減

受発注システムの導入により、業務の効率化が劇的に進むことが期待されます。FAXや電話での受注では、「いつものアレ」や古い商品コードなどで注文が入ることがあるため、その都度確認が必要になります。システムを活用することで、そうした確認作業や、手動で行っていた入力作業を大幅に削減できるため、ヒューマンエラーが減少し、業務全体の正確性が格段に向上します。また、こうしたプロセスの効率化により、業務進行のスピードも加速し、日常業務の負担を大幅に軽減することが可能です。その結果、各従業員が他の重要な業務に集中しやすい環境が整い、生産性が向上します。このように、効率化された業務プロセスは、企業の全体的な運営をより効果的でスムーズなものへと変えていきます。

受注・発注業務のデジタル化によるスピード向上

受注・発注業務のデジタル化により、情報のやり取りが迅速かつ効率的に行えるようになります。システム内でのデータ管理が行われることで、必要な情報へのアクセスが容易になり、問合せへの対応も迅速に行うことができ、処理時間を大きく短縮できます。また、業務プロセス全体が効率化されるため、特に顧客からの注文が増加する繁忙期には、その効果が顕著に発揮されます。デジタル化によるスピードと効率の向上は、現代のビジネス環境で競争力を維持し、さらには向上させるための不可欠な要素となっています。

営業時間外の受注対応が可能に

WEB受発注システムの導入により、24時間いつでも受注業務が可能となります。これによって、営業時間外に発注があった場合でも迅速に対応できる体制を整えることができます。土日祝日や深夜まで営業することの多い食品業の顧客にとって、休日や夜間にも対応可能な環境は大きな利点といえます。さらに、業務の効率化が図られることで、対応速度が向上し、顧客満足度の向上にもつながります。結果として、機会損失を防ぎ、売上の増加が期待できるだけでなく、業務全体の生産性向上にも寄与します。

流通効率とトレーサビリティの向上

受発注システムを導入していると現在庫の状況もリアルタイムで把握することができ、受注から出荷までの進捗状況を一元管理することができます。また、在庫状況が把握できることで商品の発注も適正数で行うことができるため、適正な在庫数を保つことに役立ちます。
また、食品業界においては食品の安全性を確保するためにトレーサビリティが重要になります。仕入れから製造、出荷にいたる流れを把握する必要がありますが、システムを利用せずに管理するのは困難です。万が一製品に不具合があった際には、原因究明や商品回収などの対応が求められます。そのため、トレーサビリティを確保することが迅速な対応のために必要です。

取引先とのスムーズな連携

WEB受発注システムは、取引先との連携を強化するためにも効果的です。リアルタイムな情報共有が可能となり、発注内容や納期の変更が発生しても迅速に対応できます。これにより、業務の効率化が図られるだけでなく、取引先との信頼関係を深め、一層良好なビジネス関係を築くことが可能になります。

WEB受発注システムの課題とデメリット

WEB受発注システムの導入は業務効率化やコスト削減といった多くのメリットが期待できる一方で、いくつかの課題やデメリットも存在します。たとえば、企業が新しくWEB受発注システムを導入する際には、初期費用や運用コストが負担となる場合があります。また、既存のシステムや他のツールとの連携がスムーズに行えないケースもあり、この面での調整や技術的な対応が必要です。さらに、セキュリティの強化が求められる中で、データの漏洩や不正アクセスに対する十分な対策を講じることが重要となります。導入後には従業員がシステムを活用するためのトレーニングや社内運用体制の整備が必要になることも考慮すべき点です。これらの課題を事前に理解し、適切な対策を講じることで、WEB受発注システムの運用効果を最大化することができるでしょう。

導入時の初期費用と運用コスト

WEB受発注システムに限りませんが、新たなシステムを導入する際のコストが懸念材料となることがあります。ソフトウェアの導入費用や、ハードウェアの購入、さらにシステムのカスタマイズ費用が必要になるため、総費用は高額になる場合もあります。導入の際には、必要最小限の範囲からシステム化するなど、スモールスタートして徐々に規模を大きくすることも検討すべきでしょう。
また、導入後も運用に伴うコストが継続的に発生します。業務効率化によるコスト削減がランニングコストに見合うものかを見極めるため、事前の計画が不可欠です。

取引先企業とのシステム連携の必要性

受発注システムを効果的に運用するためには、取引先とのシステム連携も重要です。特に、異なるシステムを利用している場合、双方のシステム間でデータの変換や適応が必要となり、連携プロセスが複雑化することがあります。
WEB-EDIなどでは流通BMSでの標準仕様があるとはいえ、取引先ごとの個別対応が必要になることもあります。
FAXや電話で発注を行っている取引先に対しては、システム利用をしてもらうための交渉が必要になることがあります。取引先の協力が得られない場合は、システム導入による業務改善効果が制限されるリスクもあります。
発注履歴が明確になる、納期確認がすぐにできるようになるなど、取引先にとってもメリットがあることを伝え、理解を得ることが必要でしょう。

セキュリティ要件の厳格化

WEBでの受発注業務では、システムのセキュリティ面における配慮が欠かせません。個人情報や企業の機密データを安全に管理するため、セキュリティ要件が厳格化されており、データの暗号化やアクセス制御などの高度なセキュリティ対策が必要です。
しかし、受発注業務に限らず、情報漏洩対策を怠ると企業の信頼性が大きく揺らぐことになります。
人的ミスから情報が漏洩することも多いため、セキュリティ要件を満たしたシステム選定だけではなく、従業員への教育も欠かせないでしょう。

WEB受発注システムの選定ポイント

WEB受発注システムを選定する際には、自社でのニーズや業務フローに適したものを選ぶことが重要です。特に食品業界では、業界特有の要件に柔軟に対応できるWEB受発注システムが求められます。適切なシステムを導入することで、業務効率を向上させるだけでなく、人的ミスの削減や作業時間の短縮を実現し、生産性を高めることが可能です。また、システム選定の際には、操作性の高さや導入後のサポート体制も確認することで、運用の円滑さを確保することができます。


食品業界での導入実績を確認する

システムを選ぶ際には、同業態での導入実績があるかどうかを確認することをおすすめします。導入実績が豊富なシステムベンダーは、業界特有の課題を理解しており、その解決策を的確に提供できる可能性があります。また、過去の導入事例によってシステムが実際にどのような効果をもたらしたのかを把握でき、信頼性や効果を検証する手助けになります。他社と似た課題に直面している場合、そのシステムが有効であるかについても確信を持って判断ができるでしょう。そのため、導入事例の情報を確認し、具体的な成果や導入後の改善内容を詳しく理解することが大切です。

自社の業務フローに適したカスタマイズ性

システムを選定する際には、自社の業務フローにどれだけ適応可能かを見極める必要があります。
自社に合わせたカスタマイズができるのか否かもポイントになるでしょう。導入コストやシステムバージョンアップのことを考慮すると、カスタマイズをせずに運用するのが一番ですが、自社業務と照らし合わせて必要なカスタマイズをすることは業務効率向上に効果があります。
また、業務内容が変化した際にも柔軟に対応できるものを選定しましょう。

運用コストと運用支援体制

WEB受発注システムを選ぶ際には、コストパフォーマンスも非常に重要な要素となります。初期投資だけでなく、運用に伴う継続的なコストを正確に把握し、業務全体への影響を考慮する必要があります。特に維持管理が容易なシステムであれば、運用負担が軽減され、長期的なコスト削減が期待できます。また、運用支援体制の充実度も見逃せないポイントです。トラブルが発生した場合、迅速なサポートを受けられる体制が整っていることにより、システムの安定稼働が可能となり、日々の業務の円滑な進行をサポートします。このような選択は、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現するためには欠かせません。

食品業界でWEB受発注システムを選ぶ際の注意点

WEB受発注システムを選択する際には、業務効率化を最大限に発揮できるよう、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。特に、システムが自社の業務形態やニーズに適しているかをしっかり確認し、運用後に起こりうるトラブルを未然に防ぐための事前チェックが欠かせません。また、導入時やその後の利用を円滑に進めるためには、システムの操作性が分かりやすく、現場でスムーズに使用できる設計であることが重要です。

さらに、WEB受発注システム導入後に企業全体で活用を成功へと導くには、従業員への教育体制の整備や、導入後のサポート体制もしっかりとしたものを選ぶことが必要不可欠です。これにより、システム運用時のトラブルを最小限に抑え、業務効率の向上を目指すことができます。システム選定時には、これらの要素を十分に理解し、自社の業務に最適なWEB受発注システムを導入することで、高い成果を上げることが可能となるでしょう。

食品業界で注目されるWEB受発注システムの特徴

食品業界においてWEB受発注システムが注目される理由は、多様なニーズに対応できる特化機能が豊富に備わっている点にあります。特にBtoB取引では、業界特有の複雑な要件に対応する機能が求められており、こうしたシステムはその課題を効果的に解決します。WEB受発注システムが持つ幅広い機能は、業務を効率化するとともに、取引の過程をよりスムーズにするための重要な役割を果たします。これにより、企業は自社に最適なシステムを選定する際の基準を明確化し、適切な選択が可能になります。

WEB受発注システム BtoBの特化機能について

WEB受発注システムには、BtoB取引に特化した機能が数多く搭載されています。このシステムを活用することで、オンラインでの受発注のほか、見積もり作成や納期管理、請求書の発行といった業務を一元管理することが可能となります。その結果、これまで煩雑で手間のかかっていた複数のタスクをスムーズに処理でき、業務効率が大幅に向上します。また、BtoB取引特有の取引先企業との連携を強化する仕組みが含まれているため、取引プロセス全体の透明性を向上させるとともに、運用コストの削減にもつながります。こうした機能を活用することで、業務フローを見直し、取引全体の迅速化とクオリティ向上が実現します。さらに、WEB受発注システムは、多様化するビジネスニーズに対応し、競争優位性を高める重要なツールとして期待されています。

受注・発注管理機能

受注・発注管理機能は、業務効率化を実現するための重要な要素です。この機能では、取引先ごとに異なる価格設定や販売条件にも柔軟に対応できるように設計されており、細やかな業務管理が可能です。また、業界基準に準拠したフローやルールを取り入れることで、ビジネスプロセスの整理と効率化が進み、透明性の向上にも貢献します。さらに、これらの受注管理と発注管理をスムーズに行うことで、取引全体の円滑化が図れ、BtoBの業務運営における生産性が大幅に向上します。この仕組みにより、企業は競争優位性を確保しつつ、更なる成長を目指せると言えるでしょう。

顧客単価設定や定期注文への対応

顧客単価設定機能を利用することで、取引先ごとに異なる単価を簡単かつ効率的に管理することが可能です。この機能により、価格競争力を高めるだけでなく、各取引先との関係性をより強固なものにするための信頼を構築することができます。また、定期注文機能を取り入れることで、顧客の需要に応じた自動発注が実現します。この仕組みは、注文処理を効率化し、受発注業務の負担を軽減するだけでなく、業務プロセス全体の最適化にもつながります。その結果、従業員は煩雑な作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能になるため、企業の運営効率が向上します。

スマホとタブレットでの操作性向上

近年、スマートフォンやタブレットの利用も広まっています。このトレンドに対応したWEB受発注システムを活用することで、現場業務の効率が大幅に向上します。システムを通じて移動中でも簡単に発注や在庫確認が可能となり、業務のスピードアップに貢献します。特に、外出の多い営業担当者にとっては、対面での商談時に迅速な情報提供を行える点が大きなメリットとなります。このような高度な操作性は、ビジネスの柔軟性を高めるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。

まとめ:食品業界のDXを促進するWEB受発注システム

WEB受発注システムは、食品業界のデジタルトランスフォーメーション(DX)を支えるツールとして注目されています。このシステムを導入することで、業務プロセスの自動化と省力化が実現し、業務全体の効率向上につながります。例えば、これまで手作業で行っていた受発注業務をシステム化することで、人的ミスの削減や業務時間の短縮を可能にします。

さらに、WEB受発注システムはリアルタイムでのデータ管理を実現し、迅速な意思決定をサポートします。これにより、市場変化への柔軟な対応が可能となり、企業が競争力を維持・向上させるための強力な基盤を提供します。また、従業員が煩雑な作業から解放されることで、イノベーションや戦略的な業務に集中できる環境が整います。食品業界におけるDXの推進において、WEB受発注システムは欠かせない存在となっています。

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